Toimivat työympäristöt

Senaatti-kiinteistöjen tavoitteena on valtion toimitilastrategian mukaisesti tuottaa tilaratkaisuja ja palveluja, joilla tuetaan asiakkaiden toimintaa kustannustehokkaasti ja joilla varmistetaan valtiokonsernin kokonaisedun ja toiminnan yhteiskuntavastuullisuuden toteutuminen. Senaatti-kiinteistöjen työympäristökehittämisen asiantuntijapalvelut ovat keskeisessä roolissa tilojen toimivuuden varmistamisessa.

Valtion työympäristöt ovat monien muutosten kohteena. Toimintaan ja tiloihin vaikuttavat valtion tuottavuusohjelma, organisaatiomuutokset, toimintojen keskittäminen ja alueellistamishankkeet. Suuret ikäluokat eläköityvät, tilatarve pienenee ja kilpailu hyvistä osaajista kasvaa. Työtavat ja asiakaspalvelu muuttuvat uusien teknologioiden ja työvälineiden myötä - etätyö ja monipaikkainen työ yleistyvät. Myös kiristyvä valtiontalous ja ilmastonmuutos vaikuttavat valtion työympäristöihin.

Kustannustehokkaiden ja toimintaa tukevien työympäristöjen luomiseksi Senaatti-kiinteistöt tarjoaa asiakkailleen työympäristökehittämisen asiantuntijapalveluja. Optimaalisen työympäristöratkaisun löytämiseksi kehitysprojekteissa tarkastellaan yhtäaikaisesti niin asiakkaan tiloja, toimintaa kuin teknologiaratkaisujakin. Tavoitteena on myös parantaa työympäristön joustavuutta ja tukea tilojen visuaalisella ilmeellä haluttua julkikuvaa. Ratkaisut kehitetään yhteistyössä käyttäjien kanssa, ja muutosta johdetaan. Senaatti-kiinteistöt tuottaa työympäristöpalvelut asiakkailleen yhteistyössä kumppaniverkostonsa kanssa.

Tilankäytön tehostaminen

Vuonna 2010 asiakkaiden tavoitteena oli erityisesti kustannussäästöjen saavuttaminen tilankäyttöä tehostamalla. Yhä useampi valtion toimija myös keskittää toimintojaan ja vähentää toimipisteidensä määrää. Muutostilanteita tuettiin luomalla organisaatioille muun muassa yhtenäisiä työympäristökonsepteja.

Työympäristöjen kehitysprojektit

Erilaisia työympäristöjen kehitysprojekteja toteutettiin 12 asiakkaalle. Työympäristökehittämistä hyödynnettiin uudis- ja peruskorjaushankkeissa, uusien tilojen haussa asiakkaille sekä edelleenvuokrauskohteissa.

Terveyden ja hyvinvoinnin laitokselle laadittiin koko Helsingin Tilkanmäen kampusta koskeva toimitilastrategia. Jyväskylässä kahdelle yhdistyvälle erityiskoululle laadittiin uutta strategiaa ja hallintomallia tukeva yhteinen työympäristökonsepti ja tilaohjelma uudishanketta varten. Valtiovarainministeriölle ja työ- ja elinkeinoministeriölle luotiin työympäristökonseptit, joilla tuetaan toimintojen keskittämistä valtioneuvoston kampukselle.

Asiantuntija työympäristöissä

Senaatti-kiinteistöt tarjosi työympäristön asiantuntijapalveluja myös uusille mahdollisille asiakkaille. Teknologian ja innovaatioiden kehittämiskeskus Tekesin työympäristökehittämisen tuloksena syntyi tavoite siirtyä ”mobiiliin monitilatoimistoon”, jossa valtaosalla henkilöstöä on jaetut työpisteet. Uusi tilakonsepti tehostaa tilankäyttöä tuhansia neliöitä, ja sen arvioidaan pienentävän toimitilojen hiilipäästöjä 70 %.

Tekesille laadittiin monipaikkaista tietotyötä tukeva toimitilastrategia yhteistyössä Senaatti-kiinteistöjen, Tekesin ja työympäristökonsultin kanssa. Tekesille luotiin myös työympäristöjohtamisen toimintamalli, mikä tarkoittaa tilahallinnon, henkilöstöhallinnon ja tietohallinnon yhteistyön johtamista organisaation suorituskykyä tukevien ratkaisujen tuottamiseksi.

Työympäristöjen johtaminen valtakunnallisten konseptien avulla

Yksittäisten työympäristön kehitysprojektien ohella ovat yleistyneet valtiotoimijoille yhteiskehittelyprosesseissa (co-creation) syntyvät valtakunnalliset toimitila- ja työympäristökonseptit. Valtakunnallinen toimitilakonsepti yhtenäistää tilat, toimintamallit, visuaalisen ilmeen ja asiakaskokemuksen koko toimipisteverkostossa ja palvelee tulosohjausta.   Käytäntöön vietynä ne tuottavat mittakaavaetuja, kuten tilamuutosten läpiviennin tehokkuutta ja helppoutta sekä kustannusten ja ajan säästöä.  Virastojen asiakkaat hyötyvät konsepteista tasalaatuisemman palvelun ja asiakaskokemuksen muodossa. Senaatti-kiinteistöjen asiakkaiden lisäksi konsepteista hyötyvät myös Senaatti-kiinteistöjen oma henkilöstö hanketilanteissa ja markkinoilta asiakkaalle ratkaisuja hakiessaan.

Vuonna 2010 käynnistettiin Elinkeino-, liikenne- ja ympäristökeskusten (ELY) asiakaspalvelun ja taustatyötilojen linjausten laatiminen. Trafille laadittiin valtakunnallinen visuaalinen konsepti, joka toteutetaan useaan Trafin toimipisteeseen eri puolilla Suomea. Oikeusministeriön ja Poliisihallituksen kanssa allekirjoitettiin yhteistyösopimukset valtakunnallisten työympäristökonseptien laatimisesta.

Konseptointia käytännössä
ELYn asiakaspalvelulle kehitetään asiakaspalvelun toimintamalli, yhtenäinen visuaalinen ilme ja toteutusten tueksi suunnitteluohje.

Tuotteistettua palvelua

Vuonna 2010 Senaatti-kiinteistöt käynnisti työympäristöpalvelujensa tuotteistamisen. Senaatti-kiinteistöt rahoitti ja osallistui myös useisiin työympäristöjen tutkimushankkeisiin, joissa tutkimuskohteina olivat monipaikkainen ja hajautunut työ, toimistokäyttäjien työympäristöarvostukset sekä toimistoympäristön optimaaliset sisäolosuhteet.

Tulevaisuudessa Senaatti-kiinteistöt osallistuu enenevässä määrin asiakkaidensa toimitila- ja työympäristöstrategioiden laatimiseen. Työympäristökehittämisellä tuetaan asiakkaiden kustannus- ja ympäristötavoitteiden saavuttamista ja muutostilanteiden läpiviemistä sekä luodaan monimuotoisia, joustavia tilakonsepteja. Kestävä kehitys, imagoasiat ja työhyvinvointi ovat nousemassa keskeisiksi teemoiksi.

Myös organisaation tavoitemielikuvaa tukeva sisustussuunnittelu yleistyy. Sisustukseen panostettiin maa- ja metsätalousministeriön pilottitilassa, oikeusministeriön uusissa tiimitiloissa sekä Liikenne- ja turvallisuusvirasto Trafin päätoimipisteessä Helsingissä.