Toiminnan laatua ohjataan prosesseilla

Senaatti-kiinteistöjen toiminnan laatua ja ydintoimintoja ohjataan prosessikuvausten ja -ohjeistuksen avulla. Prosesseissa määritellään toimintatavat ja käytettävät työkalut, joilla tavoitellaan varmistettua toiminnanlaatua, tilapalveluiden hallintaa ja valvontaa sekä toiminnan suuntaamista strategian ja hyvän hallintotavan toimintaperiaatteiden mukaisiksi.

Senaatti-kiinteistöt uudisti kertomusvuonna organisaatiouudistuksen yhteydessä myös prosessiorganisaationsa. Senaatti-kiinteistöissä aloitti vuoden 2011 alussa toimintansa alue- ja prosessiyksikkö, jonka vastuulla on operatiivisten prosessien ja aluetoiminnan kehittäminen. Kolmen operatiivisen toimintaprosessin lisäksi Senaatti-kiinteistöillä on kolme ohjaavaa strategista prosessia. Kullakin prosessilla on vastaavat prosessin omistajat. Yhteiskuntavastuu ja laadunhallinta kattavat koko Senaatti-kiinteistöjen toimintakentän, ja alue- ja prosessiyksikön johtajan vastuulla on varmistaa, että yhteiskuntavastuu ja laadunhallinta otetaan huomioon kaikissa prosesseissa.

Senaatti-kiinteistöjen toiminnan laadun toteutumista on arvioitu vuosittain ulkopuolisen asiantuntijan johdolla pidettävässä EFQM-laatumallin mukaisessa itsearviointitilaisuudessa. Kertomusvuonna Senaatti-kiinteistöt osallistui Suomen Laatupalkintokilpailuun, jossa se sijoittui kuuden finalistin joukkoon ja sai Recognised for Excellence 5 star -tunnustuksen toimintansa erinomaisuudesta.

Senaatti-kiinteistöjen saamat palkinnot vuonna 2010:
 

  • Suomen Laatupalkinto finalisti ja Excellence for 5 star -tunnustus
  • Kunniamaininta Yhteiskuntavastuuraportoinnista 2009
  • Vuoden 2009 betonirakenne -palkinto: Hämeenlinnan maakunta-arkisto

 

Palvelujen ostot ja laatu

Senaatti-kiinteistöjen toiminta perustuu kokonaisuudessaan palvelujen ostamiseen, minkä vuoksi ostettavien palvelujen laadunhallinta on keskeinen osa Senaatti-kiinteistöjen toimintaa. Hankintapäätökset perustuvat rakennusurakoita lukuun ottamatta laatuarviointeihin, ja luvattua laatua valvotaan myös jatkuvasti. Laatukriteereitä on sisällytetty myös kiinteistönhoidon kumppanuusohjelmiin. Lisäksi kiinteistönhoidon ja kunnossapidon laatua seurataan vuosittain järjestettävällä tutkimuksella, jossa kartoitetaan tilojen käyttäjien tyytyväisyys kiinteistöhoitopalveluihin ja toimitilojen yleisiin ominaisuuksiin. Kyselyn tulokset käydään läpi yhteistyössä palveluntuottajien kanssa ja sovitaan kehitettävät asiat. Myös kumppanuuskokouksissa käydään läpi säännöllisesti palveluntuottajan laatuasiat kyselyjen ja reklamaatioiden pohjalta.

Monipuoliset toimintatavat laadun varmistamiseksi

Rakennushankkeiden laadulla on ratkaiseva merkitys muun muassa energiankulutukselle, sillä parhaimmatkaan järjestelmät eivät toimi, jos työnlaadussa on tapahtunut virheitä tai huolimattomuuksia. Senaatti-kiinteistöt sisällyttää hankkeisiinsa keskimääräistä enemmän valvontaa, koska kokemuksen mukaan valvonnalla on positiivisia vaikutuksia laadulle. Rakennuttajakonsultin palkkiojärjestelmässä yhtenä kriteerinä on hankkeen vastaanoton puutteiden määrä. Takuuajan energiakulutusta seurataan ja verrataan tavoitteisiin vuoden ja kahden vuoden jälkeen vastaanotosta. Isoissa hankkeissa järjestetään n. puolivuotta hankkeen päättymisen jälkeen palauteseminaarin, missä käydään rakennuksen käyttäjien kanssa läpi hankkeen tavoitteet ja niiden toteutumisen. Laadun turvaaminen on myös yksi valmisteilla olevan hankintastrategian keskeisiä aiheita.

Senaatti-kiinteistöjen prosessit:

Operatiiviset prosessit

  • Vuokraus- ja palveluprosessi
  • Ylläpitoprosessi
  • Investointiprosessi

Strategiset prosessit

  • Salkunhallinta
  • Toimittajuudenhallinta
  • Asiakkuudenhallinta