Kiinteistöjen ylläpito

Kiinteistöjen hyvä ylläpito takaa kiinteistövarallisuuden arvon säilymisen

Senaatti-kiinteistöjen keskeisenä tehtävänä on hoitaa ja ylläpitää valtion kiinteistövarallisuutta siten, että kiinteistöjen arvo ja käytettävyys säilyvät. Kiinteistöjen ylläpidossa Senaatti-kiinteistöjen tavoitteena on saada aikaan tavoitteiden mukaiset sisäilmaolosuhteet, kehittää energiankulutusta vähentäviä toimintamalleja sekä huolehtia, että kiinteistöt ovat elinkaarensa mukaisessa teknisessä kunnossa. Ylläpidolla on tärkeä rooli sisäilman laadussa ja energiankulutuksen vähentämisessä.

Senaatti-kiinteistöt priorisoi hallinnassaan olevaa kiinteistöomaisuutta ja määrittelee muun muassa kiinteistöjen kehittämistoimintaa, investointeja ja ylläpitoa salkunhallintaprosessin avulla. Salkutuksessa kiinteistökanta arvioidaan vuosittain, jotta toimenpiteet osataan kohdistaa oikein. Salkutuksen perusteella laaditaan keskipitkän aikavälin suunnitelmat kiinteistöjen ylläpitoa ja hoitoa varten sekä vuosisuunnitelma, jolla varmistetaan kiinteistöjen käytettävyys, energiatehokkuus, terveellisyys ja turvallisuus. Samalla varmistetaan taloudellisen arvon säilyminen. Ylläpito pyritään toteuttamaan optimaalisin kustannuksin volyymietu huomioiden ja saavuttamaan asetetut kulutustavoitteet.

Kiinteistöjen ylläpitokustannusten jakautuminen, milj. euroa

 20092010Muutos-%
Käyttö ja huolto16,218,414
Ulkoalueiden hoito4,95,819
Siivous1,11,310
Lämmitys17,622,629
Vesi ja jätevesi2,53,020
Sähkö12,014,622
Jätehuolto1,82,219
Vakuutukset0,70,70
Vuokrat19,321,612
Kiinteistövero20,622,610
Kunnossapito24,331,328
Muut hoitokulut0,10,3476
Yhteensä121,1144,419

Ylläpito perustuu kumppanuuteen

Senaatti-kiinteistöjen toimintatapa kiinteistöjen ylläpidossa perustuu operatiiviseen kumppanuuteen. Kiinteistönhoidossa on Palkki-puitesopimuksen mukaisesti viisi valtakunnallisesti toimivaa palveluntuottajaa, joiden kesken Senaatti-kiinteistöt kilpailuttaa kiinteistönhoidon.

Kumppanuuden tavoitteena on syventää eri osapuolten välistä kehittämisyhteistyötä ja tehostaa toimintamalleja laadun parantamiseksi ja kustannustason hallitsemiseksi. Kumppaneiden kanssa Senaatti-kiinteistöillä on käytössä palkkio-sanktio-sopimusmalli, jossa määritellään tavoitteet energiankulutukselle, laadulle ja käyttäjätyytyväisyydelle. Kriteerien määrittelyssä on huomioitu palveluyrityksen, tilassa toimivan asiakkaan ja Senaatti-kiinteistöjen näkökohdat. Palveluntuottaja saa tavoitteidensa saavuttamisesta palkkion, jonka se siirtää edelleen henkilöstölleen. Senaatti-kiinteistöt ja ylläpidon kumppanit arvioivat palvelun laatu säännöllisissä vuosittaisissa tapaamisissa ja sopivat yhteisistä kehittämistoimenpiteistä.

Vuoden 2010 toiminta

Ylläpitoprosessin vuoden 2010 tavoitteita olivat kilpailuttaa kiinteistönhoidon puitesopimus, jalkauttaa kunnossapidon auditoinnin toimenpide-ehdotukset, pilotoida uusi palkkio-sanktio-kiinteistönhoidon sopimusmalli ja ottaa se käyttöön koko sopimuskannassa. Energiankäyttöön liittyviä raportointeja ja kiinteistönhoidon uusia kilpailutusmalliasiakirjoja kehitettiin. Lisäksi otettiin käyttöön sähköinen tilausjärjestelmä ja valmisteltiin kiinteistöhoidon palvelutuotekirjastoa. Kaikki edellä mainitut tavoitteet saavutettiin.

Vuoden 2011 suunnitelmat

Vuonna 2011 kilpailutetaan nelivuotinen kiinteistönhoidon ensimmäinen vaihe vuonna 2010 kilpailutetun puitesopimuksen mukaisesti.

Palvelutuottajien henkilöstön sisäilmaosaamiseen panostetaan edelleen. Senaatti-kiinteistöt kehittää yhteistyössä palvelutuottajien kanssa heidän henkilöstölleen pitämien koulutustilaisuuksien materiaalia. Myös Senaatti-kiinteistöjen henkilöstöä osallistuu näihin koulutustilaisuuksiin.

Sähköinen tilausjärjestelmä otetaan käyttöön kunnossapidon ja kiinteistönhoidon hankinnoissa vuoden 2011 aikana. Ylläpidon toimintamallien mukaisesti rakennuttajakonsulteilla ja kiinteistönhoidon edustajilla on keskeinen rooli hankintojen tilaamisessa, joten järjestelmää käyttävien koulutusohjelman läpivienti on tärkeä osa projektia.

Senaatti-kiinteistöjen uusi toimintamalli CREM tuo mukanaan uudet haasteet ylläpidolle. Edelleenvuokrattavan kohteen rakenteiden, energiakulutushistorian sekä ylläpitoon liittyvien sopimusten sisällön selvittäminen vuokrasopimusvaiheessa on tärkeä. Näissä kohteissa Senaatti-kiinteistöillä on uusi tehtävä olla omistajan ja Senaatti-kiinteistöjen käyttäjävuokralaisen välissä. Ylläpidon ja Senaatti-kiinteistöjen henkilöstön rooli ja vastuut eri vuokramalleissa ja asiantuntijapalveluissa on mietittävä ja kuvattava prosesseihin.